De kunst van 'boekensteun vergaderingen'

Een vergadering staat niet op zichzelf. Een goede Critical Thinker besteedt voldoende tijd aan de voorbereiding vooraf en evaluatie achteraf, als twee steunen die een rij boeken overeind houden. Zelfs als u geen leidende rol heeft tijdens een vergadering is een goede voorbereiding essentieel. Dit kunt u doen volgens het RED model voor Critical Thinking:

Recognize Assumptions: bepaal waar de vergadering over gaat en zet op een rij welke aannames tijdens de vergadering een rol kunnen spelen. Denk bijvoorbeeld aan:

–        “Dit project gaat weinig opleveren”
–        “We hebben dit al eens geprobeerd”
–        “We hebben hier geen tijd voor”

Evaluate Arguments: bepaal welke standpunten u gaat innemen en zoek voor ieder standpunt voldoende ondersteunend bewijs. Zo blijft u objectief en geeft u andere deelnemers weinig ruimte voor emoties en aannames die uw standpunt in twijfel trekken.

Draw Conclusions: Stel uzelf een doel voorafgaand aan de vergadering dat logisch volgt uit uw argumenten.
Neem na afloop van de vergadering de tijd voor reflectie:

Recognize Assumptions: doe een algehele evaluatie van de vergadering. Bleef iedereen (inclusief uzelf) objectief, of kregen emoties de overhand? Bleef u tijdens de vergadering vasthouden aan uw doel? Werden er vooral meningen gedeeld of was iedereen in staat om voldoende ondersteunend bewijs te presenteren?

Evaluate Arguments: zet op een rij wat er precies werd gezegd. Was u voldoende in staat de anderen te overtuigen of werd u juist zelf overtuigd? Was er voldoende ruimte voor eigen inbreng, of ging iedereen (te) snel akkoord met het standpunt van de teamleider? Werden er deelnemers emotioneel? En zo ja: wie en waarom?

Draw Conclusions: zet de besluiten die zijn genomen op een rij en analyseer het stappenplan dat is geformuleerd. Zijn de besluiten voldoende gebaseerd op feiten en data? Is er gebruik gemaakt van voldoende verschillende bronnen?

Het voordeel van een ‘boekensteun vergadering’ is dat de deelnemers – mits zij goede Critical Thinkers zijn – er zelf voor zorgen dat vergaderingen meer gericht zijn op het resultaat en niet langer duren dan noodzakelijk is.  Een goede voorbereiding stelt de deelnemers immers in staat om actief deel te nemen, persoonlijke motieven en doelstellingen te begrijpen en te weten hoe zij de doelstellingen kunnen bereiken. Het achteraf evalueren van een vergadering geeft een goede indruk hoe effectief de vergadering was. Zo is iedereen voor de volgende vergadering beter voorbereid en weten alle deelnemers waar de grootste struikelblokken liggen.